Verdienen door besparen

Iedere ondernemer wil verdienen. Dat kan door je omzet te verhogen, minder kosten te maken, maar heb je wel eens gedacht aan besparen? CONTRACTMANAGEMENT is een voorbeeld van besparen. Want alleen dan zie je toe op het nakomen van de gemaakte afspraken en kan je tijdig bijsturen.
Je huurcontract stilzwijgend laten verlengen -vaak minimaal voor 5 jaar- is een gemiste kans op nieuwe onderhandelingen. Bij een huurprijs van € 2.500 per maand waarop je 2% huurverlaging had kunnen bedingen door een actief beleid maar dit achterwege hebt gelaten boor je jezelf € 3.000,- door je neus!
Er zijn voorbeelden te over. Contractmanagement levert je altijd op. Maar hoe pak je zoiets aan? Daarom hierbij 6 aandachtspunten wanneer je contractmanagement in je bedrijf implementeert.

1. Vastleggen op papier

Weet wanneer je een contract aangaat zodat je weet wát je gaat managen. Wist je dat de Nederlandse wet de term ‘contract’ helemaal niet kent? Wel wordt gesproken van ‘overeenkomst’.Een overeenkomst is meerzijdige rechtshandeling waarbij  1 of meerdere partijen een verbintenis aangaan(art.6:213 lid 1 BW).Met andere woorden, een overeenkomst is een afspraak tussen 2 partijen en nergens staat dat deze schriftelijk vastgelegd moet zijn. Een overeenkomst kan ook mondeling, in een e-mail of ouderwets op de achterkant van een sigarendoosje tot stand komen. Maar het behoeft geen verdere uitleg dat het makkelijker is wanneer de afspraken op papier staan.

2. Prioriteer

Niet alle contracten hoeven in dezelfde mate gemanaged te worden. Maar hoe bepaal je nu hoeveel aandacht het ene contract ten opzichte van het andere contract nodig heeft? Bekijk hiervoor eerst hoeveel invloed het contract heeft op jouw primaire bedrijfsvoering. Bepaal vervolgens de omvang van de dienstverlening. Je kunt in contractwaarde denken, maar soms is politieke gevoeligheid van de overeenkomst veel belangrijker. Hoe hoger de impact van het contract op de bedrijfsvoering is, in combinatie met een grote omvang van dienstverlening hoe meer er behoefte is aan contractmanagement. Heeft het contract niet zoveel invloed op je primaire bedrijfsvoering, maar is het wel van grote omvang heeft het nog zin om enige aandacht aan je contract te besteden.
Met aandacht schenken aan je contract kun je denken aan het hebben van overleg met de andere partij (veel of minder vaak), de frequentie van evaluatie (al dan niet met in- of externen) of de hoeveel metingen die je doet om te bepalen of de gemaakte afspraken worden nagekomen.

3. Bepaal de inhoud

Bij het aangaan van een contract is het belangrijk de volgende elementen in ieder geval vast te leggen;
– de betrokken partijen;
– de aanleiding van de afspraak;
– de afspraak zelf;
– duur;
– wijze van verlenging;
– opzegafspraken- en termijn;
– aansprakelijkheid;
– prijsafspraken;
– verwijzing naar algemene voorwaarden;
– hiërarchie (welk document prevaleert bij tegenstrijdige artikelen)
Uiteraard is een juridische check geen sinecure bij het opstellen van een contract. Je kunt ook eenmalig investeren in een template dat je vaker kunt gebruiken.

4. Beleid vastleggen

Je kunt alleen maar voordeel uit contractmanagement halen als het algemene beleid is omschreven, én organisatiebreed wordt gedragen. Bepaal van te voren wat voor soort contracten je wilt aangaan (en welke niet), bij wie het eigendom ligt -zie punt 5-, hoe ga je om met uitzonderingen, wat spreek je af over rapportages, wat wil je meten van het contract en hoe ga je dat doen?

5. Leg verantwoordelijkheden vast

Een logisch vervolg van beleid vaststellen, is het bepalen van het proceseigendom. Bij het aangaan, uitvoeren en beheren van een contract kom je op verschillende personen tegen. Het is van belang goed vast te leggen wie er op welk moment verantwoordelijk is, en waarvoor! Te denken valt aan de rol van de inkoper, de gebruiker, de technisch ondersteuner, de directie. En is je organisatie wat groter, een contractmanager.

6. Contractbeheersysteem

Laat je bij de implementatie van contractmanagement niet meteen verleiden tot het aanschaffen van een duur systeem. Als de software namelijk niet kan voldoen aan jouw beleid, is het gedoemd te mislukken en dat is zonde van de investering! Een goed contractmanagementsysteem is in staat de basisgegevens te registreren, triggers uit te sturen op bepaalde momenten naar de juiste verantwoordelijken, en legt gegevens vast die tijdens het uitvoeren zijn ontstaan.

Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf? Of wil je eens vrijblijvend sparren over jouw specifieke situatie bel dan voor een afspraak T. 06-1538 3261, of vul het contactformulier in.